Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

Оцените повестку дня. Приезжайте вовремя, придерживайтесь программы и не нарушайте регламента. Заранее выясните, предусмотрены ли ответы на вопросы. Будьте внимательны к регламенту, установленному организатором.

Знакомьтесь и приветствуйте. Постарайтесь приехать максимально рано. Осмотритесь. Проверьте оборудование, синхронизируйте собственное оборудование с тем, что установлено на месте выступления. Чтобы почувствовать характер аудитории, пообщайтесь с людьми. Ораторы могут очень многое узнать, пообщавшись с кем-то из слушателей за несколько минут до мероприятия.

Будьте профессионалом. Когда что-то идет не так – барахлит микрофон или в последнюю минуту произошла замена зала, – держите себя в руках.

Благодарите. Высокооплачиваемые ораторы иногда слишком твердо помнят о том, что выступают не за просто так. Но все ораторы должны быть благодарны за предоставленную возможность высказаться. Вы должны обязательно поблагодарить организаторов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Селекторные совещания, в которых принимают участие более двух сторон, когда-то организовывались через специальные центры, где участники получали специальные коды и пароли. Видеоконференции организовывались через видеоцентры, которые предоставляли компаниям специальные помещения, откуда можно было общаться посредством видеосвязи. С появлением Skype, Google Talk, Google Chat, Face Time и других сервисов смартфонов видеоконференции и селекторные совещания можно проводить со своего компьютера или прямо с ладони. В институте Эмили Пост мы проводим еженедельные совещания в формате видеоконференции. Участие в них принимают сотрудники, работающие в самых разных местах.

Хотя организовать подобное совещание стало очень просто, у такой формы общения есть свои подводные камни. Вот десять советов, которые помогут вам добиться успеха в этом деле.

1. Помните о времени. В таких совещаниях могут принимать участие сотрудники, работающие в разных местах, и разница часовых поясов представляет собой серьезную проблему. Будьте особенно внимательны к международным конференциям. В зависимости от того, где находятся участники и какое исчисление времени принято в той стране, ваш понедельник может оказаться их воскресеньем, понедельником или вторником. Многие подобные совещания срывались, потому что люди не представляли себе точного времени и даты их проведения. Как-то раз мы назначили видеоконференцию в понедельник на 8 утра по сингапурскому времени, но по ошибке стали звонить в 8 вечера в понедельник. Большая ошибка. Разница во времени была такова, что нам нужно было звонить в 8 вечера в воскресенье.

2. Убедитесь, что все, кто должен принимать участие в совещании, знают об этом. Если несколько участников работают в одном месте, постарайтесь собрать их в одной комнате. Вы должны представить всех участников друг другу. Молчаливо слушающих быть не должно.

3. Позаботьтесь о том, чтобы вам не мешал посторонний шум. Закройте дверь в конференц-зал или кабинет. Это проявление уважения к участникам совещания, а также к сотрудникам офиса, которые в совещании участия не принимают. Внимательно отнеситесь к внешним шумам – например, шуму дорожного движения за открытым окном. Из-за него участники совещания могут плохо слышать друг друга.

4. Подготовьте все оборудование. Проверьте свое оборудование заранее – особенно если вы связаны с конференц-центром и не слишком хорошо знакомы с тем оборудованием, которое будет вам предоставлено.

5. Определите повестку дня. Подготовьте повестку заранее и разошлите всем участникам, чтобы люди знали цель совещания и регламент.

6. Представьте участников друг другу. В начале селекторного совещания представьте участников друг другу. Все должны поздороваться, чтобы можно было узнать участников по голосу. Кроме того, на этапе знакомства можно определить качество и громкость звука в разных точках.

7. Следите за кнопкой Mute. Внимательно следите за кнопкой Mute. Вам может казаться, что она нажата, тогда как это будет не так. Это очень неловкая ситуация. Вам же не хочется услышать от посторонних: «Мы все еще вас слышим».

8. Устраните отвлекающие шумы. Шелест бумаги, постукивание карандашей, барабанная дробь пальцами по столу, звуки еды – такие шумы легко различимы и могут быть очень неприятны для остальных участников.

9. Обозначьте время завершения. За десять минут до окончания совещания сообщите участникам, что вы приближаетесь к концу. Используйте оставшееся время для подведения итогов и повтора обязательств, принятых в процессе.

10. Подведите итог. По окончании разошлите служебную записку с подведением итогов совещания всем его участникам.

(См. также разделы «Использование громкой связи», стр. 115 и «Громкая связь», стр. 281.)

Глава 13. Телекоммуникация и офис на дому

Работать дома – как это замечательно! Работаете ли вы на себя или пользуетесь телекоммуникациями, чтобы не ходить в офис каждый день, работа на дому имеет массу преимуществ. И отсутствие необходимости добираться до места работы – одно из главных. Независимость и возможность распоряжаться собственным временем – второе и не менее важное.

Работаете ли вы на себя или на кого-то другого, вы должны выполнять свою работу. Стоит расслабиться – и расплата не заставит себя ждать. Вы либо перестанете получать деньги от своего работодателя, либо ваш собственный банковский счет начнет пустеть с пугающей скоростью.

Другими словами, успех во многом зависит от вашей собственной инициативы. К счастью, есть ряд способов, которые помогают сохранить мотивацию и концентрацию во время работы на дому.

ПОСТАВЬТЕ ПЕРЕД СОБОЙ ЦЕЛЬ

Для большинства тех, кто работает на дому, главным преимуществом является то, что они могут более гармонично сочетать работу с семейной жизнью. Ключевое слово здесь – баланс. Самое трудное – убедить близких людей в том, что вы действительно работаете. Если не установить точных правил и не настоять на их исполнении, вам придется защищать свое право работать дома. То же самое относится к друзьям и соседям, общаться с которыми нужно с особой осторожностью. Вам нужно сохранить хорошие отношения и с близкими, и с деловыми партнерами.

Объясняя правила родным и друзьям, не нужно извиняться. Даже самые чуткие родственники и друзья могут иметь распространенные заблуждения относительно работы на дому – вы в любое время доступны и всегда можете бросить то, чем занимаетесь. Дайте понять, что вы зарабатываете себе на жизнь, а не занимаетесь обычным хобби.

«Ох уж эти дети!»

Уровень понимания у детей зависит от возраста. Сколько бы лет ни было вашим детям, им постоянно придется напоминать об установленных правилах. Объясните все так, чтобы дети поняли, повторяйте правила почаще и обновляйте их при необходимости. Трехлетний малыш способен понять, что папа работает. Подростку придется объяснить, что о присутствии на школьных мероприятиях или поездках в торговый центр нужно договариваться заранее.

БЫВШИМИ РАБОТОДАТЕЛЯМИ То, что теперь вы работаете самостоятельно, не означает, что вам нужно забыть о своих прежних работодателях. Если вы покинули прежнее место работы по согласию и без конфликтов, бывшие работодатели могут стать для вас бесценным кладезем информации, рекомендаций и даже работы. Многие фрилансеры, работающие на дому, обнаруживали, что бывший начальник, отлично знающий об их способностях и талантах, оказывался превосходным новым клиентом. Но помните, что отношения меняются. Человек, который был вашим начальником, теперь становится коллегой. Работая на бывшего начальника, сохраняйте профессиональные отношения – вы больше не подчиненный. Помните и о том, что бывшему начальнику может быть трудно привыкнуть к смене ролей. Запаситесь терпением.

БЫВШИМИ КОЛЛЕГАМИ

Старайтесь поддерживать отношения с бывшими коллегами. Такие отношения могут стать не просто дружбой, а полезными деловыми контактами. Многие бывшие коллеги хотят видеть ваш бизнес процветающим и могут стать верными союзниками. Они могут предлагать вам интересные возможности, давать рекомендации и сообщать о том, что происходит в большом бизнес-сообществе. (Но помните о том, что они связаны правилами конфиденциальности. Не рассчитывайте на получение «инсайдерской» информации.)

Те, кто работает на дому, в самом начале часто совершают серьезную, но очень распространенную ошибку. Не привыкнув к одиночеству, они могут впасть в чрезмерную зависимость от прежних офисных друзей. Если ваши бывшие коллеги стали клиентами, относитесь к ним так же, как к другим клиентам. Но если ваши отношения не связаны с работой, то не отказывайтесь вместе пообедать. Перезванивайтесь с бывшими коллегами. Помните, что звонить и писать электронные письма каждый день, чтобы просто поболтать, это грубо и навязчиво. Вы же не хотите из друга превратиться в навязчивого зануду.