Аттестация персонала – путь к взаимопониманию - Сиван Брижитт

• на собеседование – 2 часа;

• на отчет о собеседовании (подготовку протокола, его рассылку и утверждение) – 0,5 часа.

Руководствуйтесь действующими в компании правилами:

• общими установками, инструкцией для менеджеров;

• едиными критериями оценки.

Используйте необходимую документацию:

• личный листок по учету кадров;

• отчет об итогах работы, документы, подтверждающие квалификацию, и послужной список.

Запаситесь бланками отчета об аттестации. В них должны быть отражены:

• должностные обязанности сотрудника, его индивидуальные задачи и полученные результаты;

• замечания о работе и профессиональные проблемы;

• уровень квалификации, потребность в ее повышении.

Продумайте все детали

Позаботьтесь об организационной и технической сторонах:

• заранее договоритесь с сотрудником о дате, месте и продолжительности собеседования;

• напомните ему о вашей договоренности незадолго до назначенной даты;

• выберите спокойное место, где вас никто не потревожит.

Подберите все необходимые материалы:

• послужной список, самые важные факты из трудовой биографии;

• отчет о прошлогодней аттестации;

• перечень должностных обязанностей;

• отчеты о собеседованиях по промежуточным итогам работы за истекший год;

• заметки о наиболее значительных событиях в работе сотрудника за прошедший год (их учет должен вестись в течение всего года).

Продумайте свою позицию:

• решите, какие качества вам понадобятся в этом разговоре: умение выслушать, твердость, искренность и т. д.;

• будьте внимательны к формулировкам: очень важно, в какой форме вы выразите отказ или критическое замечание, чем мотивируете согласие, как поздравите с успехами.

План отчета об аттестации

1. Анкетные данные сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, стаж работы на вашем предприятии, образование, резюме, послужной список и т. д.

2. Сведения о работе:

• должность;

• задачи и полученные результаты;

• основные события за прошедший период.

3. Первичный анализ:

• обнаруженные недостатки в работе, их вероятные причины;

• как эти недостатки и неудачи были восприняты самим сотрудником и его коллегами.

4. Перспективы:

• расширение сферы ответственности, новые полномочия;

• карьерный рост;

• повышение квалификации;

• постановка новых задач.

5. Вынесение оценки: общая оценка работы сотрудника, его соответствия занимаемой должности, достигнутых результатов. При необходимости особо отметить личные показатели.

6. Подведение итогов: подготовка общего заключения.

Над чем стоит подумать

• Какие у сотрудника были успехи и неудачи? Какие у него трудности, в чем его основные достоинства?

• Какие перемены ожидаются в работе и задачах вашего подразделения? Как это коснется данного сотрудника?

• Готов ли он к более ответственной работе?

• Нужно ли ему повысить квалификацию:

– для более успешного выполнения своих служебных обязанностей;

– для расширения круга обязанностей или продвижения по службе?

• Как это повлияет на его работу?

• Какие задачи можно наметить на следующий год?

Как проходит собеседование?

Первый шаг: вступление.

Второй шаг: подведение итогов работы за прошедший период.

Третий шаг: программа действий на следующий год.

Четвертый шаг: перспективы профессионального роста.

Пятый шаг: заключение.

Первый шаг: определите тему обсуждения

От менеджера при этом требуется:

• приветливо встретить сотрудника, установить с ним контакт;

• обозначить временные рамки собеседования;

• определить предмет обсуждения;

• вкратце изложить план собеседования;

• проявить внимание и готовность к диалогу.

Совет!

Прежде чем переходить к сути дела, поинтересуйтесь, нет ли у сотрудника вопросов или замечаний.

Не следует:

• сразу же приступать к обсуждению работы сотрудника;

• начинать разговор без четкого плана.

Второй шаг: подведите итоги прошедшего периода

Сотрудник должен:

• представить отчет о работе, основываясь на своих функциях, должностных обязанностях и поставленных перед ним задачах; в отчете следует отразить:

– вклад в достижение командных результатов, реализацию проектов;

– повышение личных показателей;

– развитие профессиональных навыков;

• проанализировать свои недостатки, объяснить их причины.

Менеджер должен:

• выслушать сотрудника, расспросить о деталях, обобщить информацию;

• дополнить его отчет имеющимися сведениями;

• ознакомить со своим анализом его работы.

Сотрудник и менеджер должны вместе:

• определить:

– сильные стороны и недостатки работника;

– меры для преодоления недостатков;

– пути повышения квалификации;

• оценить выполнение сотрудником своих должностных обязанностей, достигнутые им результаты и уровень его профессиональности.

Третий шаг: составьте план работы на следующий год

Сначала напомните сотруднику о задачах, стоящих перед предприятием и вашим подразделением, о ближайших проектах и предстоящих мероприятиях.

Затем вместе с ним разработайте план действий.

• Определите задачи на следующий год, решите, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы, какие средства необходимы для достижения поставленных целей.

• Обсудите возможности профессионального роста: повышение квалификации, расширение сферы ответственности, возможный перевод на другую работу или повышение в должности и т. д.

• Выберите форму повышения квалификации и определите сроки.

• Оговорите, как вы будете контролировать своего подчиненного.

Исходные данные для постановки задач.

• Отчет об итогах работы.

• Приоритетные цели подразделения и план его развития.

• Необходимость усовершенствования профессиональных навыков.

• Расширение функций сотрудника.

• Реализация новых проектов.

Четвертый шаг: наметьте перспективу профессионального роста

• Позвольте сотруднику высказать свои пожелания: к чему он стремится в профессиональном плане, хочет ли расширить круг обязанностей, как представляет себе продвижение по службе, какие из его способностей пока не нашли применения, что его больше всего привлекает в работе и т. д.

• Примите к сведению его запросы, выскажите свою точку зрения и сформулируйте предложения. Вы можете наметить перспективы и формы профессионального роста (стажировку, освоение новой специальности, повышение квалификации и проч.).

• Составьте индивидуальный план обучения, включающий развитие базовых профессиональных навыков, получение дополнительной квалификации. Определите направления, в которых сотрудник будет совершенствоваться.

Помните!

Аттестация проводится не только для постановки задач на следующий год. Она преследует далеко идущие цели, связанные с профессиональным ростом сотрудника. Ее итогом может стать:

• стажировка;

• повышение;

• перевод на другую работу.

Пятый шаг: подведите итоги

Сначала устно обобщите результаты вашего разговора.

• Уточните формулировки всех выдвинутых предложений (задачи, план обучения, механизмы контроля и т. д.).

• Вернитесь к самым существенным моментам вашего разговора.

• Перечитайте заполненный бланк отчета.

• Ответьте на все возникшие вопросы.

Зафиксируйте все письменно.

• Составьте протокол собеседования.

• Отметьте вопросы, которые вы не смогли решить.

Дайте ход принятым решениям.

• Если функции сотрудника изменились, составьте новый перечень должностных обязанностей.

• Напишите отчет о собеседовании для своего непосредственного начальника.

• Сформулируйте новые задачи сотрудника, разработайте механизм помощи и контроля.

• Передайте в кадровую службу материалы для учета и анализа персонала.