Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

• Диаграмма рабочей встречи. Основные фигуры превосходно подходят для создания диаграммы рабочей встречи. Кружками можно обозначить прошедшие встречи и созданные рабочие подгруппы; квадратами – документы, которые необходимо создать; пустыми стрелками – проекты, которые необходимо завершить. Соедините их вместе, разметив результаты на временной оси; зафиксируйте маркерами все то, что нужно сделать. Такая неформальная зарисовка прокладывает надежный путь для мысли.

• Диаграмма «За и против». Этот простой рисунок поможет вам, если вы никак не можете понять, какое принять решение. Проведите вертикальную линию, разделив лист пополам, одну половину озаглавьте «За», а другую – «Против». Теперь запишите в каждую колонку соответствующие аргументы. Придавая информации такой формат, вы замедляете процесс мышления, что приводит к более целостному восприятию ситуации. Оба списка выступают также в роли визуального инструмента, напоминая весы. Вы сразу же видите, на какой чаше чего-то не хватает. Один только этот инструмент может подсказать вам путь к решению.

Часть II этой книги сосредоточена на проведении больших встреч и интерактивном вовлечении их участников в работу. В частях III и IV говорится о визуализации в больших форматах. Имейте в виду, что простейшие приемы, о которых мы сейчас говорим, остаются столь же полезными при переходе к работе на крупных мероприятиях. В графической визуализации, как в музыке, простейшие строительные блоки становятся основой всего, оставаясь наиболее полезными инструментами в работе. Запись на флипчарте настолько же целесообразна и эффективна, как и любой другой инструмент визуализации.

Наиболее простые графические шаблоны чаще всего самые действенные. Эту диаграмму можно использовать в разных целей: например, для определения достоинств и недостатков решения. А также для анализа факторов, содействующих изменениям.

Простые графические шаблоны

По мере того как метод визуализации работы становился все более популярным, в практику вошло использование графических шаблонов – больших графиков работ, которые вешали на стену. Будучи отчасти структурированными, такие заготовки имели прямое отношение к рабочим дискуссиям. Некоторые практики для ведения дневника или работы с собеседником, по сути, тоже являются графическими шаблонами. График с «вершинами» и «долинами» – вот простейший шаблон. То же самое можно сказать о перечне «За и против» и о пейзажах.

Один из способов получить первые результаты методом визуализации – создать простую заготовку еще до начала рабочей встречи. А затем дать возможность людям ее заполнить, используя стикеры или записывая прямо на диаграмме. Именно этим практикам я обучал группу менеджеров по персоналу в Сингапуре, и одна из них сразу после занятий должна была участвовать в организационном совещании. Ей хотелось, чтобы в процесс обсуждения вопроса «Как много я смог узнать об изменении?» включилось как можно больше участников. Я предложил ей создать простейшую заготовку с вопросами и оставить в ней место для того, чтобы другие могли что-то дополнить. Она сделала цветную и зрительно запоминающуюся заготовку, которая в итоге сработала очень хорошо.

Эта простая заготовка была выполнена Венди Вонг, старшим специалистом по методике обучения из Колледжа гражданской службы в Сингапуре, чтобы помочь людям на конференции, посвященной обучению на рабочем месте, подумать о дополнительных вопросах, которые у них могли возникнуть. Она просто оставила пустые места для четырех групп стикеров. Ее первый опыт оказался удачным.

Есть виды совещаний, во время которых в качестве инструментов, направляющих дискуссии, без особой подготовки можно использовать простые заготовки.

• Мозговые штурмы. В ходе них разбирают один-два простых вопроса, вокруг которых группа должна организовать информацию в кластерах.

• Планирование повестки дня. Предполагаемые категории для обсуждения: • результаты, • участники, • потенциальные действия, • повестка дня.

• Подведение итогов. На следующее утро после семинара, тренинга или выездной учебы можно начать разговор о пройденном и понять, что людям удалось усвоить. Сделайте заготовку, оставив место, где можно отметить то, чтобы было изучено днем раньше. Это прекрасный инструмент для краткого подведения итогов.

• Оценка нужд заказчиков или клиентов. В ходе торговой сделки или получения консультации вы можете использовать заготовку, которая может включать несколько областей, о которых вы хотели бы получить информацию. Например: • желаемые результаты, • опыт в данной области, • вовлеченные стороны, • предполагаемые трудности.

Вариаций заготовок может быть множество. Главное, предварительно продумать тему дискуссии, сделать графическую заготовку, а затем использовать ее, чтобы направить дискуссию в конструктивное русло. Одно из преимуществ такого рода работы заключается в том, что вы не должны следовать линейной логике в работе над темой. Участники дискуссии могут перепрыгивать с темы на тему, и вы «прыгайте» вслед за ними, быстро записывая или приклеивая стикеры в соответствующее поле. Кроме того, заготовка помогает поддерживать дискуссию, поскольку, как только одно из полей заготовки заполнено, людям хочется заполнить и все остальные.

Диаграммы Венна концентрируют наше внимание на взаимодействии разных факторов. На них опирается целый раздел математики.

Простые линии заставляют задуматься о проекте в целом, увидеть его не только в контексте насущных проблем.

Несколько простых заготовок

Несколько видов простых заготовок приходится использовать столь часто, что будет полезно добавить их в свой арсенал. Они достаточно хорошо структурируют информацию.

• Графики времени. Одна из самых простых заготовок для работы с группой. Но ее влияние на ход дискуссии поразительно: перед аудиторией возникает визуальный образ времени. Эта заготовка нужна, когда вы оцениваете ход проекта, рассказываете о команде, планируете мероприятия на год – словом, говорите о том, что имеет отношение ко времени. Если вы сконцентрируетесь на заголовке, который должен будет четко выражать цель (например, «Истории нашей команды»), и зададите временную шкалу (часы, дни, месяцы, годы), дело пойдет очень быстро. Если использовать стикеры, в работу включатся все присутствующие.